Chính sách bảo mật và bảo vệ dữ liệu cá nhân

Chính sách này áp dụng đối với:

• Người để lại thông tin đăng ký tư vấn tuyển sinh (học viên tiềm năng);
• Học viên chính thức đang theo học, cựu học viên tại các chương trình đào tạo từ xa do Đại học Trà Vinh tổ chức, được FEDX trực tiếp tư vấn và/hoặc chăm sóc theo nhiệm vụ được giao;
• Người truy cập, tương tác với website, biểu mẫu trực tuyến, tổng đài hoặc các kênh mạng xã hội do FEDX vận hành.

Chính sách này chỉ điều chỉnh việc xử lý dữ liệu cá nhân do FEDX trực tiếp thu thập trong phạm vi các website chính thức đang quản lý. Chính sách cũng không áp dụng cho các trang web, ứng dụng của bên thứ ba mà website của FEDX có thể liên kết đến.

Đối với dữ liệu cá nhân được thu thập qua các kênh của FEDX, FEDX là Bên kiểm soát dữ liệu chính, chịu trách nhiệm chính về việc tuân thủ Chính sách này:

• Tên tổ chức: Công ty TNHH MTV Công nghệ FEDX
• Vai trò: Bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân, thực hiện hoạt động tư vấn tuyển sinh, chăm sóc học viên theo nhiệm vụ được CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN ĐẠI HỌC XANH – Đại học Trà Vinh giao
• Bộ phận phụ trách bảo vệ dữ liệu cá nhân: Bộ phận IT
• Email tiếp nhận yêu cầu về dữ liệu cá nhân: daihocsotvu@rdi.edu.vn
• Hotline: 0294 3510 999 – 0911 202 707

Chủ thể dữ liệu có thể liên hệ theo thông tin trên để thực hiện các quyền của mình quy định tại Mục 10 của Chính sách này.

3.1. Dữ liệu do Chủ thể dữ liệu tự cung cấp

Khi đăng ký tư vấn tuyển sinh qua website, biểu mẫu trực tuyến, tổng đài hoặc mạng xã hội: họ tên, ngày sinh, số điện thoại, email, địa chỉ, trình độ học vấn, ngành đăng ký học.

3.2. Dữ liệu hồ sơ nhập học

Thông tin hồ sơ theo quy định tuyển sinh của Đại học Trà Vinh (khi Chủ thể dữ liệu chính thức đăng ký nhập học).

3.3. Dữ liệu phát sinh trong quá trình chăm sóc, hỗ trợ học viên

Lịch sử liên hệ, tiến độ học tập được trao đổi phục vụ công tác chăm sóc, hỗ trợ.

3.4. Dữ liệu kỹ thuật

Địa chỉ IP, loại thiết bị, trình duyệt, hệ điều hành, cookies và các công nghệ tương tự, phát sinh khi Chủ thể dữ liệu truy cập, sử dụng website hoặc các nền tảng số của FEDX, nhằm ghi nhận bằng chứng sử dụng dịch vụ và nâng cao trải nghiệm người dùng.

3.5. Dữ liệu theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền

Thông tin cần cung cấp theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền hoặc theo yêu cầu của Đại học Trà Vinh.

FEDX không chủ động thu thập dữ liệu cá nhân nhạy cảm (tôn giáo, tín ngưỡng, sức khỏe, sinh trắc học…) trừ trường hợp pháp luật về tuyển sinh, đào tạo yêu cầu và khi đó sẽ xin sự đồng ý riêng, rõ ràng của Chủ thể dữ liệu.

FEDX sử dụng dữ liệu cá nhân của Chủ thể dữ liệu cho các mục đích sau:

• Tư vấn, hỗ trợ Chủ thể dữ liệu hoàn tất thủ tục đăng ký, xét tuyển vào các chương trình đào tạo từ xa;
• Chăm sóc, hỗ trợ học viên trong toàn bộ thời gian học viên theo học tại Đại học Trà Vinh;
• Đo lường, phân tích hiệu quả tư vấn tuyển sinh nhằm cải thiện chất lượng dịch vụ;
• Liên lạc, trả lời các yêu cầu, thắc mắc của Chủ thể dữ liệu;
• Thực hiện công tác truyền thông, quảng bá về các chương trình đào tạo, tuyển sinh theo quy định pháp luật;
• Thực hiện nghĩa vụ pháp lý hoặc theo yêu cầu của Đại học Trà Vinh liên quan đến công tác tuyển sinh, quản lý học viên.

FEDX chỉ xử lý dữ liệu trong phạm vi, mục đích mà Chủ thể dữ liệu đã được thông báo và đồng ý. Trường hợp phát sinh mục đích sử dụng mới chưa được nêu tại Chính sách này, FEDX sẽ thông báo và xin sự đồng ý của Chủ thể dữ liệu trước khi thực hiện.

Việc xử lý dữ liệu cá nhân của Chủ thể dữ liệu được thực hiện trên cơ sở sự đồng ý tự nguyện, được thể hiện rõ ràng thông qua hành động đánh dấu (tick) vào ô đồng ý trên biểu mẫu đăng ký trực tuyến, trước khi Chủ thể dữ liệu cung cấp thông tin cho FEDX.

Trước khi đồng ý, Chủ thể dữ liệu được thông báo rõ về: loại dữ liệu cá nhân được xử lý; mục đích xử lý; tổ chức được xử lý dữ liệu (FEDX và các bên nêu tại Mục 7); và quyền, nghĩa vụ của mình theo Chính sách này.

Chủ thể dữ liệu có quyền rút lại sự đồng ý bất kỳ lúc nào theo hướng dẫn tại Mục 10. Việc rút lại sự đồng ý không ảnh hưởng đến tính hợp pháp của việc xử lý dữ liệu đã thực hiện trước thời điểm rút lại.

Sự im lặng hoặc không phản hồi của Chủ thể dữ liệu không được xem là sự đồng ý. Đối với các thay đổi làm mở rộng phạm vi hoặc mục đích xử lý dữ liệu so với nội dung đã đồng ý trước đó, FEDX sẽ thông báo và đề nghị Chủ thể dữ liệu xác nhận đồng ý lại.

Căn cứ vào sự chấp thuận của Chủ thể dữ liệu, hoạt động liên hệ tư vấn tuyển sinh, chăm sóc học viên được FEDX thực hiện theo các tiêu chuẩn sau:

• Phương thức liên hệ: cuộc gọi thoại, tin nhắn, SMS Brandname, tin nhắn qua nền tảng OTT (Zalo Official Account/Zalo cá nhân của tư vấn viên được phân công) và thư điện tử (Email), các thông báo qua phần mềm/ứng dụng/hệ thống/cổng thông tin điện tử của Đại học Trà Vinh (nếu có).
• Khung giờ liên hệ: linh hoạt từ 08:00 đến 22:00 tất cả các ngày trong tuần (từ Thứ Hai đến Chủ Nhật, kể cả ngày lễ nếu có yêu cầu hỗ trợ gấp từ Chủ thể dữ liệu). FEDX cam kết không thực hiện liên hệ ngoài khung giờ này, trừ trường hợp có lý do hợp lý theo yêu cầu của Chủ thể dữ liệu.
• Tần suất liên hệ: được thực hiện linh hoạt, có thể nhiều hơn 01 lần/ngày trong các trường hợp cần giải đáp thắc mắc phát sinh, hẹn gọi lại theo yêu cầu của Chủ thể dữ liệu, hoặc đối soát tình trạng hồ sơ cần xét tuyển, trên cơ sở sự chấp thuận của Chủ thể dữ liệu khi đăng ký tư vấn.

Chủ thể dữ liệu có quyền từ chối hoặc yêu cầu điều chỉnh hình thức, khung giờ, tần suất liên hệ bất kỳ lúc nào theo hướng dẫn tại Mục 10.

FEDX có thể chia sẻ dữ liệu cá nhân của Chủ thể dữ liệu với:

• CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN ĐẠI HỌC XANH – Đại học Trà Vinh, Viện Phát triển Nguồn lực (RDI) để phục vụ công tác tuyển sinh, xét tuyển, quản lý học viên theo đúng chức năng, nhiệm vụ đã giao cho FEDX;
• Các đơn vị cung cấp dịch vụ kỹ thuật cho FEDX (nền tảng CRM, hạ tầng lưu trữ, tổng đài, công cụ nhắn tin/email) trong phạm vi cần thiết để vận hành hệ thống, với cam kết bảo mật tương đương;
• Cơ quan nhà nước có thẩm quyền, khi có yêu cầu hợp pháp theo quy định của pháp luật.

FEDX không chia sẻ dữ liệu cá nhân của Chủ thể dữ liệu với các đơn vị tuyển sinh khác của Đại học Trà Vinh, trừ khi được Chủ thể dữ liệu đồng ý hoặc theo yêu cầu bằng văn bản của Trường. FEDX không bán, cho thuê hoặc trao đổi dữ liệu cá nhân vì mục đích thương mại ngoài phạm vi nêu trên.

Dữ liệu cá nhân được FEDX lưu trữ trong khoảng thời gian cần thiết để thực hiện các mục đích nêu tại Mục 4, cụ thể:

• Dữ liệu của học viên tiềm năng (chưa nhập học): lưu trữ trong thời gian tư vấn tuyển sinh và tối đa 12 tháng kể từ lần liên hệ gần nhất, trừ khi Chủ thể dữ liệu yêu cầu xóa sớm hơn;
• Dữ liệu của học viên chính thức: lưu trữ trong suốt thời gian học viên theo học và theo thời hạn lưu trữ hồ sơ đào tạo theo quy định của Đại học Trà Vinh và pháp luật về giáo dục, lưu trữ;
• Dữ liệu kỹ thuật (IP, cookies, log truy cập): lưu trữ theo thời hạn cấu hình của từng hệ thống, tối đa 24 tháng.

Sau khi hết thời hạn lưu trữ hoặc khi Chủ thể dữ liệu yêu cầu xóa dữ liệu hợp lệ, FEDX sẽ xóa hoặc ẩn danh hóa dữ liệu, trừ trường hợp pháp luật quy định phải tiếp tục lưu trữ.

FEDX áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức phù hợp để bảo vệ dữ liệu cá nhân khỏi truy cập, sử dụng, tiết lộ, sửa đổi hoặc phá hủy trái phép, bao gồm: phân quyền truy cập theo chức năng công việc; mã hóa/bảo mật đường truyền đối với các biểu mẫu thu thập dữ liệu trực tuyến; sao lưu dữ liệu định kỳ; và quy trình nội bộ xử lý sự cố mất an toàn dữ liệu.

Trường hợp xảy ra sự cố ảnh hưởng đến dữ liệu cá nhân, FEDX cam kết thực hiện thông báo cho cơ quan có thẩm quyền và Chủ thể dữ liệu bị ảnh hưởng theo đúng thời hạn và trình tự quy định của pháp luật.

Theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15, Chủ thể dữ liệu có các quyền sau đối với dữ liệu cá nhân của mình:

• Quyền được biết về hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân của mình;
• Quyền đồng ý hoặc không đồng ý cho phép xử lý dữ liệu cá nhân;
• Quyền truy cập để xem, chỉnh sửa hoặc yêu cầu chỉnh sửa dữ liệu cá nhân của mình;
• Quyền rút lại sự đồng ý đã cung cấp;
• Quyền yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân trong các trường hợp pháp luật cho phép;
• Quyền yêu cầu hạn chế xử lý dữ liệu cá nhân;
• Quyền yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân của mình;
• Quyền phản đối việc xử lý dữ liệu cá nhân;
• Quyền khiếu nại, tố cáo hoặc khởi kiện theo quy định của pháp luật;
• Quyền yêu cầu bồi thường thiệt hại khi xảy ra vi phạm quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân;
• Quyền tự bảo vệ theo quy định của pháp luật.

Để thực hiện các quyền trên, Chủ thể dữ liệu liên hệ FEDX theo thông tin tại Mục 2. FEDX cam kết tiếp nhận và phản hồi yêu cầu trong thời hạn theo quy định của pháp luật hiện hành.

Website của FEDX sử dụng cookies và các công nghệ tương tự để ghi nhận bằng chứng sử dụng dịch vụ, phân tích lưu lượng truy cập và nâng cao trải nghiệm người dùng. Chủ thể dữ liệu có thể tùy chỉnh hoặc từ chối cookies không thiết yếu thông qua cài đặt trình duyệt của mình; việc từ chối một số cookies có thể ảnh hưởng đến trải nghiệm sử dụng website.

FEDX có thể cập nhật Chính sách này theo thời gian để phù hợp với thay đổi trong hoạt động của FEDX hoặc quy định của pháp luật. Đối với các thay đổi làm mở rộng phạm vi hoặc mục đích thu thập, xử lý dữ liệu, FEDX sẽ thông báo và đề nghị Chủ thể dữ liệu xác nhận đồng ý lại trước khi áp dụng; các thay đổi khác sẽ được thông báo công khai trên website kèm ngày cập nhật.

Mọi thắc mắc, yêu cầu hoặc khiếu nại liên quan đến dữ liệu cá nhân, Quý Anh/Chị vui lòng liên hệ:

• Đơn vị: Công ty TNHH MTV Công nghệ FEDX
• Email: daihocsotvu@rdi.edu.vn – rdi@tvu.edu.vn
• Hotline: (0294) 3510 999 – 0911 202 707
• Địa chỉ: Số 126, Nguyễn Thiện Thành, Phường Hòa Thuận, Tỉnh Trà Vinh

Chính sách này có hiệu lực kể từ ngày công bố trên website và thay thế các thông báo, chính sách bảo mật trước đó của FEDX liên quan đến cùng nội dung.

Ngày cập nhật cuối: 21/09/2026